El tiempo es dinero. El gran momento. Ya es hora.
Hablamos mucho del tiempo. Y, desde luego, nos preocupamos mucho por él, nos quedamos sin él y deseamos tener más. Para los líderes empresariales, administrar bien el tiempo es fundamental para la máxima productividad, el equilibrio personal y, en última instancia, para lograr la satisfacción laboral.
Dirigir un negocio exige mucho tiempo, al igual que todo lo demás en la vida. Quieres hacerlo todo, pero está bien admitir que eso es prácticamente imposible. Lo importante es centrarse en uno mismo, hacer lo que puedas y entender lo que no.
Vistage es un apoyo para mantener el equilibrio y el bienestar mental, y estamos aquí para ayudarte a ordenar las cosas que “debes hacer” y definir de las cosas de las que “podrás prescindir”.
Estas, a continuación, son las mejores maneras de recuperar el control de tu tiempo, permitiéndote usarlo sabiamente:
1. Delegación
El liderazgo es una responsabilidad importante, y puede dejarte con la sensación de que tienes que dar todo para todas las personas. Pero eso no es realista. Esta es la maldición del “superlíder”, ese jefe de empresa que cree que puede hacerlo todo. No pueden, y no deberían. Tomar las riendas de todo es malo para los negocios y malo para la salud. Debes tener personal con talento que hayas contratado por una razón: cederles la responsabilidad que deben tener.
Al aprender a delegar, confías en el equipo que te rodea para administrar las tareas y los plazos que estableces, creando una cultura de colaboración y responsabilidad compartida. Eso libera tu tiempo para invertir en otra parte del negocio, o en ti mismo.
2. Elige tus reuniones
Tres certezas en la vida son: la muerte, los impuestos y ser invitado a un número excesivo de reuniones inútiles. Para hacer un mejor uso de tu tiempo, aclara la intención de la reunión con anticipación. Dicen Oprah Winfrey a comienza cada reunión con tres preguntas:
- ¿Cuál es objetivo de esta reunión?
- ¿Qué es lo importante?
- ¿Cuál es el problema?
Esto, aclara si es necesaria o no. Si nadie puede responder esas preguntas, ¿por qué tener la reunión? Vamos un paso más allá y hagamos estas preguntas antes de que comience. ¿No hay agenda? Olvídalo. ¿Sin objetivo? Ni te molestes. Envía un correo electrónico en su lugar. Administra mejor tu tiempo reuniéndote solo cuando sea necesario; no te limites a una agenda por el simple hecho de hacerlo. Y cuando tengas reuniones, manténlas lo más cortas posible: 20 minutos es el tiempo recomendado para retener la atención.
3. Limita las distancias a reuniones cruciales
Hay, por supuesto, algunas reuniones que necesitan tu presencia física, pero una buena regla general es que, si no necesitas estar en persona, no vayas. En este punto, la tecnología tiene gran utilidad: apps o programas como Skype o Zoom te permiten asistir a reuniones digitalmente, lo que te ahorra tiempo y esfuerzo mental al viajar largas distancias.
Solo recuerda: tienes opciones. Pide a tu asistente personal que lo organice para ti, envía a alguien en tu lugar o pide que se reorganice en unas semanas. Recuerda no sentirte obligado a asistir, después de todo, el 67% de las reuniones son consideradas como “fracasos” por los ejecutivos, así que ten esto en cuenta al planificar la cantidad de tiempo total que una reunión potencialmente improductiva puede ocupar.
4. Herramientas de Gestión y Organización
No a todos les gusta usar la tecnología para organizar sus días, pero para aquellos que lo hacen, hay algunas herramientas excelentes para organizar tu tiempo. Hay aplicaciones de listas de tareas, herramientas de gestión de proyectos y partes de software para controlar tu tiempo. Utiliza el método de prueba y error para encontrar las que mejor se adaptan a tus necesidades (y a las de tu equipo).
Nozbe te permite marcar las tareas, ayudado por listas de colores y calendarios. Trello y Monday permiten que todos los miembros de tu equipo vean el progreso de un proyecto y dejen mensajes directos para las actualizaciones de estado. Mientras tanto, Slack permite que los mensajes fluyan entre los miembros de tu equipo en tiempo real. Puedes usar todas estas aplicaciones mientras viajas, solo recuerda cambiar la configuración de notificación de tu teléfono.
5. Contrata un Asistente Personal
Ya sea real o virtual, si no tienes un asistente personal, tú eres tu propio propio asistente. Tu mente debe estar libre para enfocarse en la imagen más grande de tu negocio, en lugar de atascarse en los detalles que consumen tiempo al reservar billetes de tren, organizar reuniones, etc. Las tareas pequeñas pueden sumarse y consumir tu tiempo, pero al delegar a tu asistente personal, está liberando tu horario, lo que te permite ingresar a un flujo más productivo sin interrupciones.
6. Sé realista
Sentirse ocupado no es lo mismo que ser eficiente. Cuando sentimos que tenemos mucho que hacer, sentimos que estamos haciendo cosas. Sin embargo, ese no suele ser el caso. Intentar hacerlo todo a la vez significa que nada se termina. Prueba diferentes formas de priorizar tu carga de trabajo, como el método Pomodoro o con un registro diario.
Sé realista acerca de tu carga de trabajo, divide tu día, semana o proyecto, en objetivos específicos que sean medibles y alcanzables dentro de un cierto marco de tiempo. De esa manera, puedes enfocar tu mente en una única tarea, monitoreando su progreso a medida que avanza.
7. Ignora el correo electrónico
En 2005, los psiquiatras del King’s College de Londres realizaron un estudio. Pidieron a los grupos que hicieran una prueba de CI bajo diferentes condiciones de estimulantes y disuasivos. El grupo que se distrajo con correos electrónicos y teléfonos, como era de esperar, obtuvo 10 puntos menos que un grupo que no fue interrumpido. También les fue peor por 6 puntos que un grupo similar que había fumado marihuana. El grupo con distraciones de correo electrónico fue el que tuvo el peor desempeño de todos ellos.
Básicamente, si bien el correo electrónico es una herramienta de comunicación útil, puede convertirse en una parte que distrae inevitablemente la vida laboral. Tu bandeja de entrada puede convertirse en otra lista de tareas exigentes, así que ignórala por un tiempo. Aparta algunas franjas horarias pequeñas de tu día (por ejemplo, la primera hora de la mañana, o inmediatamente después del almuerzo) donde no haces más que responder correos electrónicos, y déjalo después del tiempo establecido. O si lo ves demasiado arriesgado, apágalo por lo menos una hora al día, para que puedas concentrarte en finalizar una tarea particular durante ese tiempo.
8. Apaga las notificaciones del teléfono
Todos hemos estado en una situación como ésta: estás en una reunión de presupuesto el jueves por la mañana cuando, a mitad de camino, un amigo te invita a almorzar a través de WhatsApp, recibes un recordatorio sobre la cena del martes por la noche o recibes una foto de tu sobrino acariciando a un perro. De repente has perdido tu concentración. Nos psa a todos, hasta que lo controlamos, es la cásica distracción que te aleja de lo que necesitas en ese momento, que es centrarte en tu negocio.
Se ha demostrado que tardamos 15 minutos para volver a concentrarnos en una tarea después de una interrupción, y que, como promedio, las interrupciones quitan tres horas del día, lo que teniendo en cuenta que tu tiempo es escaso, deja patente que no te conviene tener más tiempo desperdiciado. Pon tu teléfono en modo avión durante las reuniones y apaga las notificaciones cuando sea posible durante los períodos ocupados.
La gestión del tiempo se trata de la práctica y de entrar en una rutina que te permita ser mucho más eficiente. Ser estricto con minimizar las distracciones (cuando sea posible) te permitirá concentrarte en tareas específicas, mientras que tener un asistente personal y delegar de manera efectiva hará posible que te liberes de las tareas menos importantes pero que consumen más tiempo, y facilitará que puedas dedicar más tiempo al crecimiento de tu empresa.
Este artículo se publicó primero en Vistage US, puedes leer el artículo en inglés.
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