En 2010 se enviaron 294.000 millones de correos electrónicos al día, con un total de 90 trillones en todo el año. Se estima que 1.900 millones de usuarios enviaron, al menos, un correo electrónico en 2010. La media de correos que recibe un directivo de una organización de 1.000 trabajadores, es de 110 correos electrónicos al día (de los cuales 13 son spam), y envía alrededor de 36 correos electrónicos. (Fuente: Radicati Group Email Statistics Report 2010)
¿Cómo te puedes aseguras que tu email tiene éxito?
Cuando envías un correo a tus amigos, con los que mantienes conversaciones habitualmente y conoces personalmente, tendrás una respuesta positiva puesto que reconocerán que el remitente eres tú. En el caso opuesto, cuando envías un correo por primera vez a alguien que desconoce quien eres, te puede surgir la siguiente pregunta: ¿Qué debo hacer para no acabar en su carpeta de spam?
6 motivos por los que puedes ser ignorado.
Hace tiempo leí un fragmento del libro de Jeffrey Pfeffer «Poder: Por qué algunas personas lo tienen y otras no«. En el libro habla del mal planteamiento que se hace cuando se solicita ayuda por correo electrónico.
Jeffrey resume en 4 puntos los principales errores que cometemos cuando pedimos ayuda y queremos captar la atención del lector:
- No indicar la conexión que compartes con el lector: ¿Dónde os conocisteis? ¿Quién os puso en contacto?.
- No ponerse en el punto de vista del receptor: ¿Qué conocimientos previos necesita tener el lector para tomar una decisión o actuar en base al correo electrónico?
- No especificar por qué has seleccionado a esta persona como principal recurso. El receptor debe tener constancia en todo momento de los motivos por los que se ha decidido contactar con él, y lo que se espera obtener con su ayuda.
- No demuestras que no has hecho ningún esfuerzo por entender el problema antes de pedir ayuda.
Yo añadiría otros dos errores comunes basados en mi experiencia:
- No ser breve. Muchos de los mails que se envían son demasiado largos: el remitente no realiza un proceso de edición previo, antes de enviar el correo electrónico. En un artículo del blog de Mark Suster me recomendaron que empezase a seguir una nueva filosofía a la hora de elaborar un correo electrónico, está nueva forma de estructurar un mail se denomina three.sentenc.es. El objetivo consiste en escribir el correo electrónico en 3 frases. Esto te obliga a ser breve, conciso y directo.
- No aclarar cual es la finalidad del mensaje: El remitente no se esfuerza en aclarar lo que pide. Escribir en el asunto del correo «Ayuda» es una petición muy pobre, se debe comunicar al receptor con total claridad cual es el propósito de tu mensaje. En el siguiente párrafo explico más detalladamente la importancia de enviar mensajes claros.
Cómo aclarar el propósito de tu mensaje:
En mis clases de comunicación en IESE, siempre pido que los alumnos definan cuales son sus objetivos antes de hacer cualquier tipo de comunicación. Esto puede parecer demasiado básico para ser importante, pero puedo garantizar que la mayoría de los fracasos en la comunicación se producen porque el remitente no ha aclarado realmente lo que quiere y no se ha parado a pensar si lo que pide es realista.
Termina esta frase: «Cuando el lector haya terminado de leer este correo electrónico, él/nos _________________».
La frase debe completarse con un verbo en activo. «reuniremos el jueves», «me llamará inmediatamente», «votará por mí», «visitará mi web» son todos ellos activos. «Entender mejor la situación» no es activo. Gran parte de la comunicación fracasa en este punto: falta de claridad de la siguiente acción realista, factible y específica que te permitirá lograr tus objetivos.
A tu disposición
Espero que tus correos electrónicos no acaben acumulándose en la carpeta de spam de todas las bandejas de entrada del mundo. ¿Alguna otra idea sobre cómo conseguir que tus correos electrónicos sean leídos y atendidos?
Este artículo se publicó primero en el blog de Conor Neil, puedes leer la versión original en inglés aquí.
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