Los equipos virtuales son parte integrante de muchas empresas desde hace años por su flexibilidad, productividad y rentabilidad. Crear un equipo virtual de éxito requiere una planificación cuidadosa y una ejecución estratégica. Esto es lo que hay que saber.
¿Qué es un equipo virtual?
Un equipo virtual es un grupo de personas que trabajan juntas desde distintas ubicaciones geográficas a través de plataformas digitales para alcanzar objetivos empresariales definidos. Las personas pueden vivir en la misma ciudad o estado, o estar repartidas por todo el país o el mundo.
“Equipos remotos” y “equipos geográficamente dispersos” son otras expresiones comunes para describir a personas que colaboran sin compartir el mismo espacio físico. Las herramientas en línea, como las aplicaciones y el software de gestión de proyectos, son esenciales para la comunicación y la colaboración.
Ventajas de un equipo virtual
Una de las ventajas más evidentes es el ahorro de costes. No hay gastos de alquiler o hipoteca ni facturas de servicios públicos normalmente asociados a un espacio físico. Pero dirigir un equipo virtual tiene otras ventajas importantes.
“Proporciona mucha flexibilidad en la forma de hacer las cosas”, afirma Bob Kulhan, fundador y CEO de Business Improv. Esta organización está especializada en la creación de programas de desarrollo del liderazgo y programas personalizados de aprendizaje experimental para empresas. “También permite a las personas elaborar su propio horario”, añade.
Según Alex Swire-Clark, experto en comportamiento humano, conferenciante, autor y presidente de Solor Inc, una empresa de facturación médica, además de empleados más felices, los acuerdos de trabajo virtual favorecen una mayor productividad.
“Menos interrupciones, menos tiempo de viaje, más atención a los detalles significa poder concentrarse sin todas las distracciones sociales y permite una mayor productividad”, afirma. “Mi empresa está formada en gran medida por personas que se guían mucho por los datos y los procesos, y funcionan realmente bien cuando no tienen a nadie en la oreja”.
Desventajas de un equipo virtual
Trabajar virtualmente puede tener sus inconvenientes. Por ejemplo, se depende de la tecnología para la comunicación y la gestión. Y a pesar de los avances tecnológicos, los problemas de servicio pueden ser frustrantes y perturbadores.
Otro reto es que las personas tienen menos oportunidades informales de entablar relaciones, lo que puede crear falta de comunicación y obstaculizar la colaboración eficaz.
A los directivos también les puede resultar difícil dirigir a un equipo que tiene dificultades para comunicarse eficazmente.
“La comunicación tiene que ser la máxima prioridad”, dice Kulhan. “Eso significa más allá de Slack o los mensajes de texto y coger el teléfono si hay falta de claridad y asegurarse de que la gente conoce el mejor medio para la comunicación”.
4 pasos para crear un equipo virtual
Aprovechar al máximo el talento de un equipo virtual requiere planificación estratégica y puesta en práctica. Estos cuatro pasos pueden prepararte para el éxito.
1. Elige a las personas adecuadas para el equipo virtual
El éxito consiste en elegir a las personas adecuadas para formar parte de un equipo, porque no todos los individuos quieren o están hechos para desempeñar funciones virtuales.
“La autosuficiencia es muy importante”, dice Kulhan. “Es esencial que puedan trabajar por su cuenta. Agilidad, flexibilidad y un estilo de comunicación súper fuerte son también lo que busco.”
También es útil utilizar una evaluación para comparar puestos de trabajo o para asegurarse de que el tipo de personalidad o temperamento de una persona va a encajar mejor en un puesto para que el individuo no tenga que adaptarse, añade Swire-Clark.
2. Elige el tamaño del equipo
La investigación ha demostrado que los equipos más pequeños son más eficaces. Diez suele considerarse el número máximo, y entre seis y ocho trabajadores, el ideal.
“Hay que tener cuidado de no pasar de 10 porque entonces la gente se calla y se limita a asentir en lugar de hacer oír su voz”, dice Swire-Clark. “Más de 10 miembros del equipo también aumenta la probabilidad de que alguien se distraiga y haga varias cosas a la vez”.
Los equipos más grandes también requieren más tiempo para completar los check-ins uno a uno, llenando rápidamente los calendarios de los responsables.
“Cuando se trabaja de forma virtual, hay que dedicar más tiempo a cada persona”, dice Alice Heiman, fundadora y jefa de dinamización de ventas de Alice Heiman, LLC, una consultora de ventas para empresas de alto crecimiento. “Realmente se necesitan entre 30 minutos y una hora, así que hay que plantearlo y ver cuánto tiempo se necesita con los informes directos”.
3. Establece objetivos cuantificables y realiza un seguimiento de los hitos importantes
Sé claro en los objetivos y establece plazos definidos, dice Kulhan. Él fija objetivos a 60 y 90 días y se pone al día sobre los avances hacia esos resultados todos los lunes por la mañana.
Implicar a los miembros del equipo en la definición de los objetivos e hitos también puede contribuir al éxito.
“Siéntate con tu equipo y pregúntales: ‘¿Cómo repercute lo que hacemos en este equipo en el éxito del cliente?”. afirma Heiman. “Una vez que todos estén de acuerdo, podemos establecer un objetivo y medirlo”.
4. Define las reglas de intervención
“Elabora una estrategia en torno al comportamiento, un entendimiento común. A esto lo llamamos las Reglas de Compromiso”, dice Kulhan. “Si la gente no sabe cómo debe comportarse con los demás, no hay forma de cumplir las expectativas”.
Posibles problemas a tener en cuenta
Al dirigir un equipo virtual, es esencial ser consciente de estos tres retos potenciales que son comunes entre los equipos virtuales.
1. Comunicación
Los equipos virtuales requieren un diálogo abierto y frecuente. La confianza es la base de la comunicación abierta y, como líder, eso significa escuchar bien, hacer preguntas desde la curiosidad y no juzgar.
“La comunicación abierta empieza por uno mismo”, afirma Heiman. “No vas a tener una comunicación abierta hasta que hayas establecido la confianza estableciendo que quieres que el equipo gane como su animador y guardián”.
2. Comunidad
Aunque las personas trabajen desde lugares distintos, es esencial fomentar el sentido de comunidad y la interacción con los demás que se daría cuando todos estuvieran trabajando físicamente en el mismo espacio.
“Hay que centrarse en crear comunidad y oportunidades de participación. En mi mundo, hay mucha gente reservada, que no quiere hablar con la gente y está orientada a las tareas”, dice Swire-Clark. “Lo social no les llena, pero aun así hay que crear esa sensación de comunidad, para que sepan que no están solos”.
Heiman está de acuerdo en que es fundamental dedicar tiempo a la diversión, la risa y la camaradería. La creación de comunidad también incluye el reconocimiento y el estímulo en función de la motivación del individuo, ya sea intrínseca o extrínseca.
3. Seguridad y privacidad
La seguridad en internet es importante para cualquier empresa, pero es esencial en la facturación médica, con estrictas leyes de privacidad. Según Swire-Clark, esto significa asegurarse de que todas las herramientas digitales y aplicaciones de mensajería instantánea estén encriptadas de extremo a extremo y de que se expliquen claramente a los empleados las líneas a seguir cuando utilicen exclusivamente dispositivos profesionales para trabajar.
Aprovechar el potencial de los equipos virtuales puede aumentar la productividad, mejorar la conciliación de la vida laboral y personal de los trabajadores remotos y potenciar la colaboración más allá de las fronteras geográficas, contribuyendo en última instancia al éxito de toda la organización.
Este artículo se publicó primero en Vistage US, puedes leer la versión original en inglés aquí.
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