Vuelta segura a la oficina: el checklist del CEO

Ante la incertidumbre que vivimos y el riesgo de rebrote permanentemente, un número creciente de CEOs está considerando cómo gestionar la vuelta a las oficinas mientras protege la salud y la seguridad de sus empleados.

Según el análisis inicial de la última encuesta del Índice de confianza para directores ejecutivos de Vistage realizada del 4 al 11 de mayo, los directores ejecutivos de medianas empresas planean implementar una amplia gama de medidas de seguridad como parte de su estrategia de regreso al trabajo, tal como se puede ver en el gráfico.

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Para comprender mejor estas opciones y otras estrategias que se proponen, consultamos con el ponente de Vistage, Joel J. Greenwald, Esq., Abogado laboralista y socio gerente de Greenwald Doherty LLP. Greenwald ha elaborado este checklist con protocolos, políticas y prácticas de seguridad a tener en cuenta al planificar un regreso a la oficina:

Rediseña la oficina

• Reconfigura los escritorios. Crea barreras físicas para reforzar el distanciamiento social. Coloca las mesas al menos a dos metros de distancia.
• Actualiza las puertas. Instala abridores de puertas electrónicos o mantén las puertas abiertas ligeramente, para que las personas no tengan que abrirlas manualmente. Considera instalar tecnología de luz ultravioleta para eliminar los virus que se transmiten por el aire.
• Coloca carteles que describan los nuevos protocolos. Úsalos para comunicar las nuevas políticas para el lavado de manos y la higiene personal; explica los procesos para aceptar paquetes o cómo evitar que se creen grupos; describe las reglas para recibir visitas y trabajar con proveedores externos.
• Limita el número de personas físicamente presentes. Alterna los turnos de los miembros del equipo. Haz que el teletrabajo sea una opción disponible para más personas durante períodos de tiempo más prolongados. Prohibe reuniones, fiestas y cualquier otra aglomeración con grandes grupos; puedes optar por modificar a medida que las recomendaciones estatales y comunitarias permitan reuniones más grandes.
• Mejora la limpieza y la desinfección. Contrata a una compañía experta para limpiar y desinfectar los espacios de trabajo, especialmente si un empleado se enferma. Limpiad con más frecuencia las superficies que se tocan constantemente.

Pon en práctica nuevas políticas

• Realiza controles de salud. Tomad la temperatura de los empleados cada mañana y considera solicitar pruebas de anticuerpos. Monitoriza los síntomas de los empleados y el autoinforme de síntomas. Al igual que con toda la información médica, el hecho de que un empleado tenga fiebre u otros síntomas estaría sujeto a los requisitos de confidencialidad de la empresa. Ten en cuenta que algunas personas son asintomáticos y quizá estén contagiados pero no tengan fiebre, y que no todas las personas con fiebre darán positivo en la prueba de COVID-19.
• Establece estándares de seguridad, no pautas. Haz que estos estándares sean fuertes, claros y no negociables. Brinda capacitación para que los empleados aprendan, comprendan y cumplan con ellos.
• Proporciona y exige el uso de equipos de protección. Proporciona en la medida en que sea necesario, la protección personal, como máscaras, a todos los empleados y exige que se utilicen, teniendo en cuenta las obligaciones de la empresa de acomodar razonablemente a las personas con problemas de salud para que puedan estar en el puesto de trabajo con modificaciones a estos requisitos.
• Permite el trabajo remoto. Este es el momento de ser flexible con respecto al lugar donde trabaja tu gente. “Hace dos meses, si alguien pedía trabajar de forma remota, podríamos haber dicho: ‘No, no funciona’”, dice Greenwald. “Ahora, es difícil defender ese argumento, especialmente para los empleados que son mayores o tienen problemas de salud subyacentes”. Según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades, el teletrabajo es una estrategia eficaz de control de infecciones y facilita la gestión de distintas situaciones familiares.
• Actúa con rapidez cuando tus empleados enfermen. Pide a los empleados con síntomas de COVID-19 que se aíslen durante 14 días, o según lo requiera su profesional de la salud. Establece un proceso para notificarlo a las autoridades y demás empleados para evitar nuevas incidencias de COVID-19.
• Proporcionar adaptaciones especiales para los trabajadores en riesgo que lo soliciten. Esto incluye a los trabajadores mayores, aquellos con problemas de salud subyacentes (por ejemplo, enfermedad cardíaca o diabetes) y potencialmente aquellos con problemas de salud mental. Además, ofrece adaptaciones a los padres que trabajan y cuyos hijos todavía están en casa. Ten cuidado de no tratar a estos empleados de manera diferente a menos que soliciten asistencia, pero asegúrate de que los canales de comunicación estén abiertos para tales solicitudes.

Nombra líderes y empodérales

• Designa a un director de seguridad. Haz que supervisen¡ los cambios en las regulaciones a nivel comunitario, estatal y locales y que tome decisiones ejecutivas sobre los protocolos de seguridad. “Hay que pensar en lo que recomiendan los organismos gubernamentales”, dice Greenwald.
• Crea un comité de seguridad. El comité debe opinar sobre preguntas como: ¿Quién volverá a trabajar y por qué? ¿Quién determina cómo la gente volverá a trabajar? ¿Deberíamos pedir a los empleados que se ofrezcan como voluntarios para venir a trabajar? ¿Deberíamos ofrecer un “suplemento por riesgo” para recompensar a los empleados que vengan físicamente? Ten cuidado de evitar la apariencia o discriminación real al hacer selecciones sobre a quién regresar al trabajo.
• Supervisa las leyes cambiantes. Todavía no está claro si las empresas obtendrán un escudo de responsabilidad que las proteja de las demandas relacionadas con Covid-19 (por ejemplo, si un empleado se enferma y demanda a su empleador). Tampoco está claro todavía si los trabajadores que reciben Covid-19 pueden tener derecho a una compensación para trabajadores. Las empresas también deben ser conscientes de las leyes de privacidad, ya que es probable que tengan más acceso a la información médica de los empleados que nunca.
  Asegura una comunicación abierta y clara. Los líderes de los niveles ejecutivo, director y gerencial deben comunicarse abierta y regularmente con sus empleados para mantenerlos a todos informados y a bordo de los procedimientos nuevos y cambiantes.
• Planifica la cobertura por ley. Mantente actualizado en cuanto a la legislación de protección de los empleados afectados por COVID-19. “Las empresas deben conocer estas leyes y planificar la cobertura, considerando que aún puede haber una gran cantidad de empleados enfermos o que muestren síntomas y necesiten permanecer fuera del lugar de trabajo” dice Greenwald.

En general, Greenwald alienta a los CEO a seguir siendo flexibles a medida que las condiciones continúan evolucionando y el futuro sigue siendo incierto. “Somos como meteorólogos en este momento”, dice. “Creo que va a llover este fin de semana, pero no estoy seguro”.

Esta entrada se publicó primero en Vístage US, puedes leer la versión original en inglés aquí.