Responsabilidad. Toda organización la quiere. No muchos la tienen, al menos en la medida en que les gustaría tenerla. De los que no lo hacen, el problema a menudo se debe a la falta de un enfoque intencional de gestión del rendimiento. Sin los procesos, las herramientas y las capacidades adecuadas, incorporar la responsabilidad en la cultura de una organización puede ser una tarea infructuosa y frustrante.
Cuando se implementa con disciplina, un enfoque estructurado de gestión del desempeño ayuda a mantener a todos alineados con los objetivos estratégicos. También enfoca la atención de las personas en lo que hay que hacer y cuándo. Sin ella, podemos desviarnos fácilmente y olvidarnos de medir y recompensar lo que es importante.
Un enfoque eficaz de gestión del desempeño:
- Comunica cómo las personas contribuyen al éxito empresarial y cómo serán evaluadas.
- Alinea los objetivos individuales con las prioridades comerciales clave, lo que resulta en un mayor enfoque y un uso más eficiente de los recursos..
- Aclara dónde invertir energía, lo que reduce la cantidad de tiempo dedicado a actividades de poco valor.
- Proporciona un sistema integral para reconocer lo que se hace y cómo.
- Crea una disciplina de medir el progreso contra objetivos específicos y hacer ajustes según sea necesario.
Para lograr estos resultados, la gestión del rendimiento debe ser una actividad continua, no un evento único. Requiere conversaciones bidireccionales entre un gerente y un empleado para que haya consenso sobre lo que se administra y cómo.
Cinco pasos para una gestión eficaz del desempeño
La gestión del rendimiento comienza con una clara definición de lo que es el éxito. Cuando una organización carece de un destino claro, generalmente tiene muchos destinos mal definidos. Los empleados se sienten desmotivados y sin compromiso, y el tiempo, el talento y los recursos se desperdician en productos y proyectos que no llegan a ninguna parte.
Tener una definición clara de éxito proporciona enfoque y claridad a nivel individual, de equipo y organizacional. Hace que todos se alineen y se muevan en la misma dirección mientras motiva e inspira a las personas a rendir al máximo. Cuando los empleados saben a dónde van y qué necesitan hacer para llegar allí, es mucho más fácil llegar a su destino.
Un buen enfoque de gestión del desempeño implica cinco pasos clave:
- Establece metas. Define éxito. Luego vincula lo que debe hacerse en todos los niveles con su marco de planificación estratégica. Aclara resultados (no tareas) y plazos para equipos con roles.
- Desarrolla un plan. Discute las necesidades de desarrollo a corto y largo plazo. Averigua cómo y cuándo ocurrirá el desarrollo y prioriza el desarrollo de acuerdo con las necesidades del negocio. Crea un plan para lograr el aprendizaje y el crecimiento que se requieren y desean.
- Tomar acciones. ¡Conviértete en excelente a la hora de proporcionar comentarios! Brinda orientación y apoyo continuo y frecuentes a tus empleados mientras aplican su energía y se centran en lograr sus objetivos.
- Estudia el rendimiento. Evaluar el progreso y proporcionar retroalimentación constante al empleado de manera formal e informal.
- Proporcionar recompensas. Crea programas organizacionales o recompensas individuales que reconozcan y premien a los empleados por su buen desempeño. Por otro lado, reconozca el bajo rendimiento con consecuencias o medidas disciplinarias.
Asigna responsabilidades
Los equipos de gestión a menudo pasan tanto tiempo averiguando qué hay que hacer, cómo se debe hacer y cuándo se debe hacer, que se olvidan de asignar responsabilidades para asegurarse de que se haga. Cuando las personas no saben quién está a cargo de un elemento de acción en particular, inconscientemente prefieren “No soy yo, así que debe ser otra persona”. Para reducir la ambigüedad y el desperdicio de energía mientras se garantiza el progreso, recomiendo un flujo llamado “diagrama de responsabilidad”.
Al mapear un proyecto, iniciativa o acción, enumera a todas las personas involucradas. Esto puede incluir personas directamente involucradas en la decisión, supervisores y gerentes, equipos de proyectos, recursos internos y personas externas a la organización. Luego asigna una o más de las siguientes letras a cada persona en función de su papel en el proyecto:
- R – Tiene la responsabilidad de una acción particular y la autoridad
- A – Debe aprobar; tiene poder para vetar la acción
- S – Debe apoyar / proporcionar recursos para la acción (pero no necesariamente de acuerdo)
- I – Tiene participación en la acción pero no puede vetar
Solo una persona puede tener una “R” para cada acción; las otras letras se pueden asignar a tantas personas como sea necesario. Sin embargo, evite asignar una “A” a demasiadas personas, ya que esto puede crear dificultades al tomar decisiones. Aclarar la responsabilidad ayuda a evitar que se señalen con el dedo y se produzcan discordias cuando se alcanza una fecha límite y no se logran resultados.
Usa el enfoque de gestión correcto
La gestión eficaz del rendimiento también requiere saber cuándo dirigir, delegar o desarrollar. Determina qué estilo es apropiado en función de la tarea en cuestión en lugar del individuo. A menudo, las personas necesitarán una combinación de estilos dependiendo de la complejidad de la tarea, su experiencia con la tarea y las competencias necesarias para completarla bien.
Directo cuando el empleado tiene una competencia baja a moderada con las habilidades y destrezas necesarias para completar la tarea. Asegúrate de definir la excelencia (qué, cómo y cuándo) y proporciona detalles (plantillas, ejemplos) para que la persona pueda lograr el resultado deseado. Directo cuando una persona:
- Es nuevo en un rol
- Es nuevo en la empresa
- Tiene nuevas responsabilidades laborales o tareas
- Tiene nuevas formas de trabajar.
Delega cuando el empleado tenga una competencia moderada a alta. Nuevamente, define la excelencia para que ambas partes tengan claridad sobre el objetivo. Luego, deja que el empleado determine el enfoque que adoptará y te mantenga informado sobre el progreso. Haz preguntas y brinda orientación y apoyo cuando sea necesario. Delega cuando una persona tiene:
- Alguna experiencia en el papel
- Un historial de competencia
- Confianza en sus habilidades.
- Formas similares de trabajar
Desarrolla cuando el empleado tiene una alta competencia y un alto compromiso con la tarea. Luego define la excelencia y sal de su camino. Reconócele mucho por completar con éxito la tarea. Luego determina el próximo desafío de la persona. Desarrollar cuando la persona:
- Tiene una amplia experiencia
- Ha demostrado evidencia de competencia
- Está creciendo nuevas competencias
- Está intentando nuevos enfoques
La gestión del desempeño es un esfuerzo conjunto. Los líderes, directivos y empleados tienen un papel que desempeñar en la creación de excelencia en el rendimiento. Contar con procesos y herramientas eficaces para administrar el desempeño facilita que todos puedan desempeñarse bien en sus roles y lograr los objetivos estratégicos de su organización.
Este artículo se publicó primero en Vistage US. Puedes leer la versión en inglés aquí.
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