¿Qué hacer cuando tu negocio está creciendo rápidamente y el volumen de trabajo es implacable? Es fácil, ¿verdad? Te enfocas más, trabajas más duro y por más tiempo.
De manera instintiva y lógica, nos llevan a creer que simplemente pasar más tiempo trabajando nos hará más productivos, resolveremos todos nuestros problemas de trabajo y ayudaremos a que nuestras empresas prosperen. Pero más acción no siempre es la respuesta. A veces necesitamos el opuesto absoluto.
Si bien puede parecer contrario a la intuición, hay muchas razones por las que retirarse y tomarse un descanso es lo mejor que puedes hacer por tu negocio. Nos reunimos con la presidenta de Vistage y asesora de liderazgo de EE. UU., Elisa España, para escuchar sus reflexiones sobre por qué tomar un descanso puede ser la forma más efectiva de hacer crecer su negocio.
La productividad no es igual a trabajo
Vivimos en una cultura que celebra y normaliza el “descanso para comer es para los débiles”, “trabaja hasta que no puedas más”. El supuesto es que mientras esté en la oficina de ocho a diez horas al día, pegado a la pantalla de tu ordenador, de alguna manera estarás siendo productivo.
La verdad es que trabajar por largos períodos de tiempo no es la mejor manera en que los humanos funcionamos. En realidad, nos hace menos productivos. Esto fue demostrado por un estudio reciente que encontró que el empleado de oficina promedio solo es productivo durante 2 horas y 53 minutos de cada día laboral. Entonces, si solo somos capaces de alcanzar el foco y la productividad óptimos durante una pequeña parte de cada día, ¿cómo podemos dedicar el resto de nuestro tiempo de manera efectiva?
Elisa España recuerda un momento en que, para ella, destacó especialmente esta actitud errónea hacia el trabajo y la productividad: “Recuerdo que hace años viajé con uno de mis colegas. Tenía todos mis archivos desplegados y estaba trabajando en el avión. Mi colega estaba sentada unas filas atrás, comiendo una manzana. En ese momento, pensé, ‘Bueno, cuán improductiva es ella. Este es un buen momento para ponerse al día”.
Reflexionando, la opinión de Elisa cambió, como ella explica: “He pensado en esa escena en el avión muchas veces en mi vida. No me llevó mucho tiempo darme cuenta de que eligió la opción más inteligente. La realidad es que los viajes de negocios son agotadores; ¿Por qué no llegar fresco y listo para enfrentar los desafíos del día?
Como líder, tomas decisiones constantemente y te enfrentas a desafíos. Mentalmente, es agotador y también hay que tener en cuenta las repercusiones fisiológicas.
Un horario de trabajo excesivo te pone en un estado constante de liberación de adrenalina, mientras que el estrés puede elevar tu presión arterial y tus niveles de cortisol. Esto, a su vez, puede afectar a tu salud y bienestar en general: cómo funcionas, cómo interactúas con los demás y cómo duermes. Si tu salud se ve afectada negativamente, ¿cómo ayuda esto a su negocio? ¿Cómo puedes ser productivo si estás enfermo o agotado? ¿Qué tipo de ejemplo le estás dando a tus empleados?
Darle tiempo a tu mente y cuerpo para descansar y recuperarte tendrá un impacto positivo en tu negocio y en tu personal.
Cuando nos alejamos de algo, a menudo obtenemos nuevas perspectivas y vemos ideas nuevas. Mientras estás inmerso en algo, puede ser difícil ser objetivo o no sentirte atascado con las minucias de las tareas diarias. La fatiga y el estrés no tienden a conducir a la inspiración o la innovación: si quieres tener ese momento “Eureka!”, sal de la burbuja, colócate en un entorno diferente o sumérgete en algo totalmente ajeno al trabajo.
Si examinas cómo gasta su tiempo y en qué te enfocas, es probable que encuentres que muchas de esas cosas apremiantes que crees que no puedes evitar …no sontan apremiantes como parecen. Todo es una cuestión de cuán efectivamente administras tu tiempo.
Los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo
Aunque fue escrito en 1989, España recomienda reflexionar sobre los principios del libro más vendido de Steven Covey, Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, que siguen siendo relevantes hoy en día.
En su libro, Covey compartió la idea de administrar el tiempo priorizando las actividades, un concepto introducido por primera vez por el ex presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower. La “matriz de administración del tiempo” o “cuatro cuadrantes de la administración del tiempo” ayuda a los líderes a “poner primero lo primero” para que su tiempo se use de manera efectiva y con propósito.
La matriz de administración del tiempo desafía nuestra tendencia humana a confundir la urgencia con la importancia. Al clasificar todo lo que hacemos en categorías según su urgencia o no urgencia y si son importantes o no, podemos ver claramente qué tareas debemos priorizar y cuáles pueden esperar, o deben evitarse por completo.
La matriz de administración del tiempo desafía nuestra tendencia humana a confundir la urgencia con la importancia.
El uso de este sistema no solo te ayuda a trabajar de una manera más productiva, también te libera de las presiones de tiempo percibidas, lo que te da más tiempo para trabajar en el negocio, en lugar de hacerlo para él.
Como dice España: “¿Es realmente importante todo lo que parece urgente? ¿O es urgente porque hemos perdido la perspectiva y estamos trabajando sin reflexionar? ”Evaluar lo que realmente necesita tu atención te ayuda a aclarar qué acciones te acercarán más a tu objetivo y cuáles simplemente te hacen perder el tiempo.
El primer cuadrante es urgente e importante: cosas que deben hacerse en este momento. Esto incluye emergencias, plazos y crisis. ¿Algo que comenzó como una fecha límite ahora se ha convertido en una emergencia porque le diste prioridad a otra cosa? Al abordar las tareas importantes en este cuadrante como una prioridad, puedes evitar el estrés y los conflictos y, en última instancia, ahorrar tiempo para hacer algo más.
El segundo cuadrante es quizás el más desafiante y engañoso. Importante pero no urgente consiste en cosas que tienen un efecto general a largo plazo en tu negocio y en tu vida, pero que no son apremiantes en términos de urgencia. El problema con estos asuntos es que pueden ser fácilmente pasados por alto.
Es fácil poner cosas como el ejercicio, la construcción de relaciones, el desarrollo personal y la planificación estratégica en un segundo plano, pero la matriz de administración del tiempo nos recuerda la importancia de dedicar tiempo a estas áreas. En su libro, Covey señala que las personas altamente efectivas concentran la mayor parte de su tiempo y energía en este cuadrante.
No importante, pero urgente es donde la mayoría de las personas concentran sus energías instintivamente. Las cosas en este cuadrante parecen urgentes, pero en realidad solo sirven para agotar nuestro tiempo y enfoque. Deben evitarse las reuniones, llamadas telefónicas y otros tipos de interrupciones que te alejen del trabajo profundo o que te descentren en tu negocio, siempre que sea posible.
Al delegar estas actividades o designar una hora al día para tratar estos asuntos, puedes mantener tu mente involucrada en lo que es realmente importante para tu negocio y para ti.
El cuarto cuadrante, que no es importante ni urgente, consiste en todas las cosas que sirven para evaporar tu tiempo sin nada que aportar: movertepor Instagram, ver televisión, conversar por teléfono. Por supuesto, estas cosas no son, en sí mismas, totalmente malas o negativas, pero no deben dejarse sin controlar. Insisto, designar tiempos específicos para estas actividades evitará que se extiendan hasta tu tiempo productivo.
Lo que muestra la matriz de administración del tiempo es que, si bien todos tenemos las mismas 24 horas en cada día, la forma en que manejamos ese tiempo puede comprarnos menos o más, dependiendo de nuestras elecciones.
Puedes pensar que estás demasiado ocupado para tomarte un descanso, pero al establecer las prioridades de esta manera, es probable que descubras que puedes pasar más tiempo yendo al gimnasio, tomarte un descanso para almorzar más largo u organizar un día de descanso o un evento de formación de equipos.
En lugar de perder el tiempo, de hecho, estás haciendo exactamente lo contrario: trabajar en tu negocio. Muchas de las cosas que los líderes empresariales sienten que están demasiado ocupados para hacer se encuentran firmemente en el segundo cuadrante de la matriz de administración del tiempo: no es urgente, pero sí importante. Puedes pensar que es un descanso innecesario o una pérdida de tiempo, pero alejarte es una parte crucial para enriquecer y hacer crecer tu negocio.
Examinar dónde pasas la mayor parte de tu tiempo y energía destacará qué necesitas cambiar para ser más productivo. En pocas palabras, se trata de pasar el tiempo en las cosas correctas en lugar de gastar más tiempo “trabajando”.
Cuando Eisenhower desarrolló la matriz, su ideología subyacente era la complejidad de cada individuo. Todos tenemos varios roles en la vida, no eres sólo un líder empresarial. También puedes ser una madre, un hijo, un surfista, un artista. Los líderes más productivos y exitosos no olvidan esto. Si le quitas tiempo a tu negocio, puedes lograr equilibrio, encontrar satisfacción personal, ampliar tus horizontes e inspirar a otros, todo lo cual ayudará a que tu negocio crezca. Así que relájate … cómete la manzana, y no te sientas culpable por ello.
Este artículo se publicó primero en Vistage UK, puedes leer el original en inglés aquí.
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