Uno de los mayores desafíos para muchos líderes es tener conversaciones difíciles con los empleados. Por motivos diversos, quizás haya un problema con su desempeño, o quizás haya controversia con el equipo, por algún proyecto.
Cualquiera que sea el problema, a los CEO les puede resultar tentador mirar para otro lado, ya que gestionar una situación difícil con los empleados rara vez es fácil.
Sin embargo, lo peor que puedes hacer es precisamente, evitar estas conversaciones. Ya que cuanto más tiempo pasa, más negativo puede ser el impacto en la cultura, en el medio ambiente y en la productividad de su empresa.
Aquí describimos seis pasos que puedes seguir para ayudar a fomentar resultados positivos de los empleados a través de conversaciones difíciles:
1. Asegúrate de estar preparado
La preparación es clave para el éxito de cualquier reunión, y eso es especialmente cierto cuando se cuestiona el comportamiento o el desempeño de un empleado.
Basa la conversación en ejemplos reales para respaldar tus observaciones. Esto te permitirá entrenar a tu equipo directo y proporcionarles lo que necesitan para crecer y tener éxito.
Debes describir las expectativas y ayudarles a comprender dónde deben mejorar. La evidencia basada en hechos minimiza los malentendidos. Por eso, es vital documentar los conflictos o los problemas de rendimiento. Y también es importante tener directrices claras que ayuden a hacer cumplir las reglas y pautas.
Los líderes empresariales tienen la responsabilidad de ayudar a los empleados a resolver desafíos y conflictos. Hacerlo no solo es bueno para el equipo, sino que también puede ayudar a que los líderes de proyecto o área mejoren sus competencias.
2. Busca el entorno adecuado
El lugar donde estés es casi tan importante como la forma en que te encuentres.
Para la mayoría de las conversaciones, tu oficina o sala de conferencias servirá. Las ubicaciones fuera de la oficina también pueden ser una opción para el diálogo general y pueden ayudar a los empleados a sentirse más cómodos. Sin embargo, ten en cuenta que tener discusiones serias sobre el desempeño o el comportamiento mientras tomas un café puede no ser apropiado. Asegúrate de elegir una ubicación que se alinee con la naturaleza de la conversación.
3. Prioriza la coherencia y la confidencialidad
Haz que todos los miembros de tu equipo (incluido tú mismo) seáis responsables de los mismos estándares.
Deberás determinar qué sucedió realmente. Consulta los relatos de primera mano, las quejas de los empleados y los detalles basados en hechos que hayas documentado para tener una perspectiva. Y recuerda, que siempre hay más de un lado en cada historia.
Informa a los empleados de que has recibido comentarios sobre ellos que le gustaría compartir. Reserva los detalles generales para proteger a los involucrados. Y cubre los mismos puntos de conversación con todos los empleados de bajo rendimiento para que no parezca que estás señalando a una sola persona o grupo.
Mantén la prudencia acerca de a quién involucras y mantén la conversación confidencial en la medida de lo posible. Paralelamente, informa a los empleados de que no puede garantizar la total confidencialidad, especialmente si algo que comparten contigo requiere acciones adicionales o conversaciones con otras personas.
¿La regla de oro? Si la situación no es relevante para un empleado, probablemente este conflicto no debería haber llegado a ti.
4. Incluye a un testigo, si aplica
Para cosas graves como violaciones de políticas, problemas de comportamiento o cualquier cosa que pueda requerir una acción disciplinaria, es una buena idea tener un testigo en la reunión.
Tu director de recursos humanos suele ser la mejor opción. Si no está disponible, considera incluir a otro director de unidad. Nunca incluyas a un empleado que no esté involucrado, como testigo externo. Asegúrate de informar a la persona sobre la situación y de tener claros los roles y responsabilidades antes de reuniros.
5. Controla las emociones, conserva la actitud positiva y prioriza los hechos
Los CEOs pueden dudar de tener conversaciones difíciles con los empleados porque les preocupa que el empleado se moleste. Esa es una preocupación legítima: a nadie le gusta escuchar que el equipo no está comprometido.
Pero puede ayudar a aliviar cualquier tensión si mantienes una actitud positiva y evitas el lenguaje impulsado por las emociones. La conversación debe ser un diálogo abierto que se centre en los hechos, no en los sentimientos.
Ofrece ejemplos de dónde se quedan cortos y cómo pueden mejorar, y luego equípalos con las herramientas y los recursos necesarios para llegar hasta allí. Esto ayuda a mantener un tono positivo y brinda a los empleados una mejor comprensión de cómo sus acciones impactan a los demás y a la empresa en su conjunto.
Asegúrate de terminar la reunión con una nota positiva. Recuerda que lo que buscas es que los empleados salgan responsables, comprometidos y motivados para hacerlo mejor. Y recuerda, si las emociones se salen de control, puede ser mejor hacer una pausa y reprogramar la reunión.
6. Seguimiento
La conversación inicial no debería ser la conversación final. Haz un seguimiento con controles informales para ver cómo están progresando los empleados y reitera tu apoyo. También puedes convertirlo en parte de tus reuniones individuales en curso.
Sobre todo, mantén tu autenticidad y demuestra un compromiso genuino con ellos que vaya más allá de la resolución del problema original.
Este artículo se publicó primero en Vistage US, puedes leer la versión original en inglés aquí.
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