Cuando los tiempos se ponen difíciles, las empresas deben funcionar de manera más eficiente para sobrevivir, y optimizar sus procesos comerciales. Recientemente hemos visto muchas aguas económicas difíciles, y cada vez hay más pruebas de que estamos a punto de ver más. Es hora de que las empresas estén listas para funcionar incluso más eficientemente que antes, todo sin sacrificar su propuesta de valor.
Caso de Estudio para la optimización de procesos de negocio
Examinar detenidamente el funcionamiento operativo de nuestro negocio tiene sentido en cualquier momento, pero esto es especialmente cierto en momentos de incertidumbre. La reducción de costes no puede provenir solo de reducciones en el personal, ni puede reducir el valor que ofreces a tus clientes. La optimización de procesos de negocio consiste en mejorar los procesos esenciales en los que tu organización depende para entregar valor en el mercado, haciendo que tu negocio sea una operación más eficiente, competitiva y rentable.
Cuando se piensa en mejorar los procesos comerciales, es fácil querer atacar el problema mediante un microexamen de procesos individuales. Un mejor enfoque es mirar la visión más amplia para apoyar una comprensión sólida de la organización y los problemas que podrían estar afectando el rendimiento. Sin esta comprensión, la implementación exitosa de un nuevo modelo puede estar mal dirigida y enfocarse singularmente en los síntomas más que en la causa raíz. Del mismo modo, las acciones tomadas que optimizan el proceso en detrimento del valor de la empresa entregado al mercado subvertirán los esfuerzos de mejora y ofuscarán a los empleados y clientes cuando intenten comprender lo racional detrás de los cambios.
Observa a tus directivos sentados en una sala alrededor de una pizarra dibujando un nuevo proceso, creando soluciones, arreglando lo que esperan que sea una mejor manera. Y sí, pueden hacer un mejor proceso, pero ¿cómo aceptarán el cambio las personas afectadas por el nuevo proceso? ¿La estructura de la organización está configurada para apoyar el cambio? ¿El nuevo proceso se alinea con la estrategia general de la organización? ¿Cómo se verán afectadas otras partes de la organización? ¿Es sostenible el nuevo modelo / proceso si las condiciones económicas cambian para bien o para mal?
La optimización del proceso comercial debe ser holística para ser efectiva
Las organizaciones son seres complejos, con muchas partes interconectadas que deben considerarse para que cualquier cambio sea exitoso. Cualquier iniciativa de optimización de procesos de negocio, o cualquier actividad de planificación operativa, para el caso, debe alinearse entre los cuatro componentes principales interconectados del «ser» del negocio:
- Estrategia
- Estructura
- Personas
- Proceso
Hay muchas cosas a tener en cuenta al realizar mejoras en los procesos de negocio, pero las siguientes son algunas de las «imprescindibles» para que se produzcan resultados exitosos:
- Debe ser planeado. Adopta un enfoque de largo alcance para mejorar el rendimiento y la eficiencia de la organización. Evita la promesa de una «solución rápida».
- Debe ser de toda la organización. El cambio debe centrarse en el «sistema» total y sus interoperaciones.
- Debe contar con el apoyo de la dirección ejecutiva. Los ejecutivos deben apoyar el cambio modelando el comportamiento y adoptando los beneficios.
- Debe aumentar la efectividad organizacional y la salud. El cambio debe demostrar que la organización sea más eficiente y competitiva.
- Debe incluir evaluaciones planificadas. Cualquier cambio en el proceso de negocios debe incluir chequeos organizacionales para administrar y acortar las brechas de productividad que ocurren naturalmente cuando se introduce un cambio. Esto permitirá mejores resultados, más rápido.
- Debe considerar la ciencia del comportamiento. El cambio efectivo considera la naturaleza de las personas, sus respuestas al cambio y el impacto en el desempeño organizacional.
En resumen, sigue un enfoque que alinee la optimización de procesos con la estrategia, estructura, personas y procesos de tu empresa para crear cambios que se adhieran profundamente y entreguen los resultados esperados.
Este artículo se publicó primero en Vistage US. Puedes leer la versión en inglés aquí.
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